Hàng hết hạn nằm trong kho mà không ai biết: file Excel quản lý kho theo lô và hạn sử dụng

❌ Nhập cùng một mã hàng nhiều đợt, mỗi đợt một hạn dùng — sổ kho chỉ có một dòng tổng, không phân biệt được.

❌ Nhân viên cứ lấy lô nào gần tay nhất mà xuất, lô cũ nằm lại đến khi hết hạn.

❌ Đến lúc kiểm kê mới phát hiện vài chục triệu tiền hàng phải bỏ.

Ảnh minh họa giao diện file – số liệu trên ảnh là dữ liệu mẫu, không phải dữ liệu khách hàng.

📋 Giới thiệu sản phẩm

File Quản lý kho theo lô tách tồn kho xuống tận từng số lô, mỗi lô mang theo ngày sản xuất và hạn sử dụng riêng. Nhờ vậy con số tồn không còn là một cục, mà là danh sách rõ ràng: lô nào còn bao nhiêu, còn dùng được bao nhiêu ngày.

Sheet CẢNH BÁO HSD lọc sẵn những lô đã hết hạn và sắp hết hạn theo số ngày bạn cài cho từng mặt hàng, kèm luôn giá trị tiền đang nằm ở nhóm rủi ro đó.

Điểm đắt giá nhất là sheet GỢI Ý XUẤT: bạn gõ mã hàng và số lượng cần xuất, file phân bổ tự động theo nguyên tắc FEFO — lô nào hết hạn trước thì xuất trước — và nói rõ lấy bao nhiêu ở từng lô.

✨ Tính năng chính

• ✅ Theo dõi tồn theo từng số lô, kèm NSX và HSD riêng cho mỗi lô.
• ✅ Đếm ngược số ngày còn lại của từng lô theo ngày làm việc bạn khai báo.
• ✅ Cảnh báo 2 mức: đã hết hạn và sắp hết hạn, ngưỡng cài riêng cho từng mặt hàng.
• ✅ Quy ra tiền phần tồn đang rủi ro, để biết mức thiệt hại nếu không xử lý.
• ✅ Gợi ý xuất theo FEFO — nhập số lượng cần xuất, file chia sẵn theo từng lô.
• ✅ Thẻ kho theo lô: xem lại toàn bộ nhập – xuất của một lô hoặc tất cả các lô của một mã hàng.
• ✅ Cảnh báo tồn tối thiểu theo mã hàng để đặt hàng kịp.
• ✅ Phiếu nhập, phiếu xuất in sẵn — chọn số chứng từ là phiếu tự điền.

🗃️ Cấu trúc file

12 sheet: DM HÀNG và THAM SỐ (khai báo hàng, số ngày cảnh báo, tồn min, ngày làm việc) → NHẬP LÔ, XUẤT LÔ (hai sổ phát sinh) → TỒN LÔ, CẢNH BÁO HSD, GỢI Ý XUẤT, TỒN THEO HÀNG, THẺ KHO LÔ, PHIẾU IN. Toàn bộ tính toán nằm ở sheet Xuly được ẩn.

🎯 Phù hợp với ai?

• Cửa hàng, đại lý thực phẩm, sữa, đồ uống — hàng có hạn dùng ngắn.
• Cơ sở kinh doanh dược phẩm, thực phẩm chức năng cần theo dõi lô, hạn dùng nội bộ.
• Kho mỹ phẩm, hóa chất, vật tư y tế phải quản lý theo lô.
• Bất kỳ đơn vị nào cần tra lại nhập – xuất theo số lô.

📦 Bạn nhận được gì?

• Bản quyền sử dụng cho 01 đơn vị (01 doanh nghiệp hoặc 01 hộ kinh doanh), chọn gói 1 năm hoặc vĩnh viễn theo nhu cầu; cài trên các máy của đơn vị đó, không chuyển nhượng, không chia sẻ cho đơn vị khác.
• Bản có dữ liệu mẫu để xem cách chạy hoặc bản trống để nhập số liệu thật.
• Sheet HDSD hướng dẫn từng bước ngay trong file.
• Hỗ trợ cài đặt, hướng dẫn sử dụng và sửa lỗi qua Zalo 0888803299; thời gian hỗ trợ cụ thể được thống nhất khi trao đổi.

💡 Lưu ý

• File chạy đa phần dùng công thức Excel, rất ít dùng VBA nên đa phần không bị cảnh báo macro trừ bản 1 năm, mở được trên cả máy có chính sách bảo mật chặt.
• Khuyến nghị dùng Excel 2016 trở lên. Có thể mở bằng WPS Office nhưng một số định dạng hiển thị có thể lệch nhẹ.
• Các sheet tính toán trung gian đã được ẩn để tránh sửa nhầm; bạn chỉ nhập vào các sheet danh mục và sheet phát sinh hàng ngày.
• File hỗ trợ theo dõi lô, hạn dùng nội bộ; không thay thế phần mềm quản lý nhà thuốc kết nối liên thông theo quy định ngành dược.
• File là công cụ quản trị nội bộ; kết quả phụ thuộc số liệu người dùng nhập.
• File không thay thế hóa đơn điện tử, sổ kế toán, chứng từ và báo cáo nộp cơ quan nhà nước.
• Các tham số theo quy định (thuế, bảo hiểm, lương tối thiểu, giá điện…) cần được tự đơn vị kiểm tra và cập nhật khi nhà nước thay đổi.

#exceltudonghoa #fileexcel #quanlykho #hansudung #FEFO #quanlylo #kho